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第12回実行委員会

日時:2月21日(土)20:00~23:45
場所:佐藤整骨院
出席者:18名(M廣委員長、N川君、I藤君、K原君、K鶴君、T橋君、M山君、F原君、I田君、S藤さん、K原さん、I永さん、Uさん、K浪さん、H野さん、H(明)さん、H門さん、H管理人)

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○今後の予定
 ①第67回同窓会入会式(鞍高体育館13:30~にてTシャツ着用、横断幕準備)
  参加予定者:M廣委員長、M山君、T橋君、I永さん、H管理人+64回生1名
 ②その他予定
  ・5月16日宮若鞍陵祭
  ・7月鹿児島鞍陵祭
  ・7月鞍陵会役員会、評議委員会
  ・7月4日(土)決起大会
  ・7月31(金)準備
  ・8月1日(土)鞍陵祭本祭
  ・8月2日(日)片づけ
○各部会報告
 ①総務部会報告
  金銭管理、人員管理、関係先との調整、会合催事などの調整・連絡、備品の調達・確保・管理などについて説明
  ・1月新年会での会費収入10万弱 準備金まだまだ不足
  ・金銭管理明確に出来るルールを3役で決定
  ・協力者の人員管理の情報は皆で共有する、3・5月に再度呼びかけ後整理
  ・当日スタッフへの連絡方法
  ・備品たな卸しは6月予定
  ・草刈りは臨時駐車場
  ・お土産品・バッグ等は広報部と決める
  ・スケジュール表の確認
 ②広報部会(別紙:ポスター、名刺等見積書)
  ・印刷業者との打ち合わせ報告
  ・見積り内容説明
  ・名刺、ポスターの試作デザインを出席者で確認
  ・名刺・ポスター・さげ袋のデザインと記念品の選定は広報部にて最終決定
 ③イベント部会
 当日タイムスケジュール確認
  ・30分ほどしか確保できないためイベントは2つまで
  ・内容については保留
 ④飲食部会
 現時点でのイメージ説明
  ・○○無くし、地域○○店の○○の盛り合わせにし廃棄分を減らす
  ・弁当は昨年と同じ業者に依頼予定、予想参加者数によって金額設定
  ・飲み物は未開封商品の引き取りも含め全てをお願いできる業者を探す
  ・予算は講演会の出費かさむ事を想定し昨年比マイナス5~10%予定
  ・人員70名必要、声かけ開始
  ・試食や菓子店選定などを女性スタッフにお願いしたい
 ⑤会場部会
  ・当日の場所・・・グラウンドで決定(雨天時体育館)
  ・担当内容の確認 ○○の製作と歴代看板の設営、○○会の会場設営は保留
  ・大まかなスケジュール説明
  ・既存設備と物品の確認は6月予定
  ・他部会と連携し4月頃までに方向性を整理
  ・メンバーについてレイアウトやデザインの経験者
  ・駐車場誘導者、力仕事の得意な人募集
 ⑥営業部会
 スケジュール確認と質疑応答
  ・広告協賛者へのお礼状作成:I永さん
  ・広告申し込み書印刷 :I田君
  ・前年広告切貼り作業:S藤さん
  ・折り込み広告の範囲確認し部数検討
  ・7月協賛者へのお礼状発送作業までに先に600部作成依頼
  ・広告配布後のクレーム対応のマニュアル確認
  ・新規開拓は積極的に勧めてOK(大学など)
○その他
  ・○○氏講演会契約不成立の報告・経緯説明
  ・記念品(ひ・み・つ)について
  試作品写真確認→3月21日に製作のお手伝い10名ほど必要

と、いう感じで長かった~。

さて、今後の直近の予定です。
①記念品製作、広告協賛説明会
 日時 : 3月21日 9時~15時
 場所 : 渡窯 
②第13回実行委員会、広告協賛説明会
 日時 : 3月21日 16時~18時
 場所 : 佐藤整骨院 

※これから広告・協賛活動で人手が必要です。ご協力お願いしますネ。

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