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第13回実行委員会

土をこねこねした後、場所を移して実行委員会を行いました。
今日は、協賛広告募集の開始となる節目の日でした。
なんで今日かというと3月21日を分解して3→2→1→GOということです。
M廣委員長のこだわりです!

日時:3月21日(土)16:00~18:00
場所:佐藤整骨院
出席者:M廣委員長、N川君、I藤君、K原君、K鶴君、M山君、F原君、I田君、O石君、S田君、K谷君、K崎君、M井君、M崎君、K島君、M川君、O田君、S藤夫妻、I永さん、Uさん、K村さん、H(直)さん、H門さん、K口さん、S藤さん(大阪より)、H管理人
※旧姓、新姓まじっているかもしれません。ご了承ください。

今日は、今までの実行委員会の中で最大の人が集まってくれました。感謝です。

P3212128.jpg

1.マクロ計画配布
  5/16 宮若鞍陵祭では「2015鞍陵祭」のアピール
  5/23 39回福岡実行委員会開催
  6月より 実行委員会は毎週土曜日鞍陵会館にて実施
  7/4 決起大会 14回生の方来られ寄付金頂く予定→団扇などに
       (時間場所等、詳しくはメールにて)
  7/31 本祭準備13:00~
  8/1 朝8:00~
  8/2 午前中後片付け

2.各部会報告
 ①総務部会(K原君)
    <資料>
    ・総務部会報告書
    ・協力依頼履歴の取りまとめについて
    ・スタッフ募集・会費納入お願いの電話マニュアル
    ・39回同窓会規約
   1)会費・アリーナ寄付金集金状況
     会費:1,576,500円、寄付金:490,000円
     ※未納者200人に声かけ必要
   2)人員確保状況 ー協力者リスト回覧ー
     新年会の案内はがきで現在71名把握
     協力者には具体的な役割依頼して人数を増やす
   3)スタッフ募集活動
     連絡漏れを防ぐためにも名簿を活用し再度お願いしていく
     電話の場合はマニュアルを利用
     情報はT橋君に集め管理し当日のスタッフ活動管理へ繋げる
   4)その他
     7/31、8/1の宿泊場所仮予約済について
     遠方からの協力者増やすためHPにて早めに情報発信する
     会費の払い込み状況はK原さん又はK原君に確認する
     同窓会規約変更(年会費の終身会費の件)
     8月1日の39回同窓会にて過半数の承認予定
 ②広報部会(H管理人)
    <資料>・記念品つくり案内及び第14回実行委員会お知らせ
     ・ポスター・名刺披露
     ・今日の活動報告と今後の予定
      4/19以外でも3名集まればW君と日程調整し作業は可能
     ・広告協賛記念品のボールペン披露
     ・今後は団扇とバッグのデザイン製作
     ・Tシャツ・タオルについて,
      残数報告し追加注文なら色を検討する
      広告活動スタッフ用に佐藤整骨院に在庫数枚おいて置く
 ③祭事・・イベント・飲食・会場をI藤君が統括する
   1)イベント(F原君)
    案として「ギラヴァンツ」選手と地域の子供たちとの交流
    イベント、当日選手出演、日若踊り、笠踊り、プロジェク
    ションマッピング等「ギラヴァンツ」について紹介と説明
   2)飲食(S藤君)
    ・現在のメンバー15人ほど・・・T橋君へ報告
    ・オードブルをやめ日持ちする菓子を盛り持ち帰りの誘導をし
     て廃棄分を減らす 4月に地域店3~4店舗に依頼予定
    ・食事(弁当)は昨年同様「○○○」に依頼
     参加予定数に応じ単価を検討
     試食会(○○○にて)は部会をまたぎ女性にお願いする
     弁当は持ち帰り出来ない
    ・飲み物は明治屋産業に依頼しすべての飲料とコップ等の
     付随品まで含め見積もりをお願いする
     (担当:M崎君・K島君)
   3)会場(I藤君)
     ・会場レイアウト・駐車場整備(草刈も)・バス送迎と
      部門ごとに配置が必要になる
     ・お客さんが早々に帰らないような工夫をする
     ・トリックアートは後日直方市街に設置して活用できるよ
      うにする
     ・事前に工作作業があるので協力者募集
 ④営業部会(N川君)
   <資料>昨年広告・訪問マニュアル・訪問ファイル
     ・昨年の広告の下見
     ・訪問の流れをマニュアルに沿って説明
        ※医師会・歯科医師会は手順を踏んでからスタート
        ※トラブルの時は一人で解決せず実行委員長又は
         副委員長に連絡する
        ※寄付金の場合も但し書きは同じでOK
        ※振込みの場合は原則振込み控えが領収書となる

っという感じで盛りだくさんの内容でした。

最後にお願いです!協賛活動で人手が必要です。
協賛活動は、マニュアル化され、非常に活動しやすくなっています。
平日の月曜から金曜の朝8:00~夜20:00まで佐藤整骨院に訪問アイテムを置いていますので、ご協力いただける方をお待ちしています。
よろしくお願いします。

では。
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